En digital arbetsplats skapar verkligt värde först när den förenklar arbetet för människorna som använder den. I kommunal verksamhet kan bättre användning av Microsoft 365 och befintliga digitala verktyg bidra till enklare informationshantering, smidigare samarbete, minskad administration och en bättre digital arbetsmiljö.
Många kommuner och andra organisationer har redan investerat i Microsoft 365 och andra digitala plattformar. Potentialen ligger därför ofta inte i att införa fler verktyg, utan i att utveckla hur de används utifrån verksamhetens faktiska behov.
Ett exempel är utvecklingen av en digital arbetsplats i kommunal verksamhet. Genom att kartlägga medarbetarnas digitala arbetsvardag går det att synliggöra var tid försvinner, var information är svår att hitta och var otydliga strukturer eller arbetssätt skapar onödig friktion. Det skapar ett konkret underlag för att prioritera rätt insatser och fokusera på de förändringar som ger störst verksamhetsnytta.
Tidigare uppdrag har exempelvis omfattat utveckling av informationsstrukturer i SharePoint och Teams för att göra information och dokument enklare att hitta och skapa bättre förutsättningar för samarbete. Andra insatser har handlat om metadata, gemensamma strukturer och tydligare informationshantering för att förbättra sökbarheten, tydliggöra ansvar och minska dubbelarbete.
Arbetet kan också börja med en kartläggning av den digitala arbetsmiljön för att förstå hur digitala verktyg faktiskt fungerar i vardagen. Det ger möjlighet att identifiera förbättringar inom exempelvis internkommunikation, informationssökning, samarbete, tillgänglighet och administration och skapa en tydlig riktning för den fortsatta digitala utvecklingen.
Tekniken är möjliggöraren. Verksamhetsnyttan är målet.
